HORTIVAL DIFFUSION, SASU, dont le siège social est situé LES FONTAINES DE LAUNAY BEAUFORT EN VALLEE, 49250 BEAUFORT-EN-ANJOU France, immatriculée sous le numéro RCS Angers B 071202071, filiale du Groupe TERRENA (ci-après HORTIVAL DIFFUSION) procède au traitement de Données à caractère personnel (telles que définies ci-après) dans le cadre de son activité agissant tant pour son compte que pour le compte de ses filiales.
La politique de protection des données à caractère personnel repose sur les principes non exhaustifs énumérés ci-dessous :
« Données personnelles » ou « Données à caractère personnel » : Toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale
« Personne concernée » : Personne physique dont les données à caractère personnel font l’objet d’un traitement tel qu’indiqué à l’article 4.
« Responsable de traitement » : Personne physique ou morale qui, seule ou conjointement avec d’autres entités, détermine les finalités des traitements et les moyens qu’elle utilise. Le Responsable de traitement est, en règle générale, l’entité de Terrena qui a collecté les Données à caractère personnel. Dans le cas où la coopérative Terrena, société mère du Groupe Terrena, serait amenée à apporter à cette entité son concours technique, administratif, marketing ou commercial, la coopérative Terrena pourra également être considérée comme Responsable de traitement.
« Traitements des données » : Opérations réalisées, à l’aide ou non de procédés automatisés, sur des données à caractère personnel, qui consistent notamment en la collecte, l’enregistrement, l’utilisation, la transmission ou la communication.
« Sous-traitant » : Personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui traite des Données à caractère personnel pour le compte du Responsable de traitement.
« Destinataire » : Personne physique ou morale, l’autorité publique, le service interne ou externe ou tout autre organisme qui reçoit communication des Données à caractère personnel.
« TERRENA » : La société coopérative Terrena et ses filiales.
« HORTIVAL DIFFUSION » : La société HORTIVAL DIFFUSION et ses filiales (ALLIANCE SCP PARTENAIRES et PRIMAVERA).
Les Données à caractère personnel que HORTIVAL DIFFUSION est susceptible de collecter varient selon la finalité du traitement. Elles visent essentiellement à permettre l’identification des personnes dans le cadre de leurs relations avec HORTIVAL DIFFUSION.
En tout état de cause, les Données à caractère personnel collectées se limiteront aux données nécessaires aux fins exposées à l’Article 5 ci-après.
Les Personnes concernées par les traitements que HORTIVAL DIFFUSION réalise sont :
Les données peuvent être collectées directement auprès des Personnes concernées de différentes manières, notamment via :
En cas de collecte indirecte des données auprès de tiers (ex : achats de fichiers, sources accessibles au public), HORTIVAL DIFFUSION se charge d’informer les Personnes concernées lors du premier contact et au plus tard, dans un délai de 1 mois, sauf si les Personnes concernées disposent déjà de ces informations.
certaines fonctionnalités et caractéristiques de ses sites internet, ne peuvent être utilisées que si sont communiquées certaines Données à caractère personnel. L’utilisateur est libre de fournir ou non tout ou partie des Données à caractère personnel demandées. Toutefois, si l’utilisateur décide de ne pas les fournir, une telle décision pourrait empêcher la réalisation satisfaisante des objectifs décrits à l’Article 5 ci-après, certains services et certaines fonctionnalités de nos sites internet pourraient ne pas fonctionner correctement et/ou l’utilisateur pourrait se voir refuser l’accès à certaines pages des sites.
Les données que HORTIVAL DIFFUSION collecte au sujet de ses clients sont limitées. En règle générale, HORTIVAL DIFFUSION a besoin des coordonnées des interlocuteurs au sein de l’entreprise cliente ou prospect (notamment leur nom, leur numéro de téléphone et leur adresse e-mail et postale) afin d’être en mesure d’exécuter les contrats conclus avec ses clients. Dans le cadre d’enquêtes de satisfaction client, HORTIVAL DIFFUSION détient également des informations relatives aux besoins ou contraintes des clients, que HORTIVAL DIFFUSION est ensuite susceptibles d’utiliser afin de s’assurer que les communications marketing à leur égard sont pertinentes et opportunes. HORTIVAL DIFFUSION peut également détenir des informations supplémentaires que les interlocuteurs au sein des clients ont choisi de communiquer, notamment à travers des programmes de fidélité. Dans certaines circonstances, lorsque les clients interagissent avec certains services ou directions de HORTIVAL DIFFUSION, les appels peuvent être enregistrés, selon les lois et exigences locales applicables.
HORTIVAL DIFFUSION recueille également des données au sujet de ses fournisseurs et prestataires de services. Dans un souci d’une bonne gestion de nos relations commerciales, HORTIVAL DIFFUSION collecte les renseignements de ses interlocuteurs au sein de l’entreprise fournisseur ou prestataire, tels que leur nom, leur numéro de téléphone et leur adresse e-mail et postale. HORTIVAL DIFFUSION peut également détenir des informations supplémentaires que les interlocuteurs au sein de l’entreprise fournisseur ou prestataire a choisi de communiquer.
Pour les candidats postulant notamment pour des offres d’emploi concernant HORTIVAL DIFFUSION, différents types d’informations qui permettent l’analyse des candidatures par rapport aux postes proposés, notamment identité, coordonnées personnelles, élément de parcours professionnel, diplômes, motivations sont collectés.
HORTIVAL DIFFUSION collecte également toutes informations utiles à la bonne gestion de son personnel, notamment identité, état civil, coordonnées personnelles, élément de parcours professionnel, diplômes, coordonnées bancaires, sécurité sociale, informations administratives conformément aux dispositions légales et réglementaires.
HORTIVAL DIFFUSION recueille auprès des utilisateurs de ses différents sites internet des données personnelles qui sont utilisées pour lui permettre d’améliorer l’utilisation qui est faite de ses sites et de gérer les services que HORTIVAL DIFFUSION fournit. Ces informations incluent notamment la façon dont ses sites sont utilisés, la fréquence à laquelle l’utilisateur y accède, le type de navigateur, le lieu à partir duquel les utilisateurs visitent les sites de HORTIVAL DIFFUSION, la langue utilisée et les heures pendant lesquelles les sites sont le plus visités.
Les produits et services HORTIVAL DIFFUSION sont réservés aux personnes majeures et ne sont pas destinés à être commercialisés aux enfants mineurs et HORTIVAL DIFFUSION ne collecte ni ne conserve de manière volontaire les Données Personnelles d’enfants mineurs, sauf dans le cadre d’informations relevant de la gestion de son personnel.
Les Données Personnelles sont collectées pour les besoins de l’activité de HORTIVAL DIFFUSION tels que l’exécution de contrats conclus avec ses clients (adhérents ou non adhérents), ses fournisseurs et autres prestataires ou tout tiers, aux fins de ses intérêts légitimes ou le respect des obligations déclaratives prévues par la loi, ainsi que pour le recrutement de collaborateurs et la gestion des salariés HORTIVAL DIFFUSION. HORTIVAL DIFFUSION collecte et utilise les Données Personnelles pour les besoins de ses activités et notamment permettre la réalisation des activités suivantes :
| Finalités | Base légale | Durée de conservation |
| Concernant l’utilisation des sites | ||
| Mettre à disposition des Sites, des produits et des services proposés sur les Sites | Exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des Utilisateurs et/ou Clients et/ou exécution du contrat | Durée nécessaire pour atteindre la finalité du traitement et pour une période supplémentaire de cinq (5) ans |
| Répondre aux demandes exprimées via les formulaires ou en utilisant les moyens de contact disponibles sur les sites | Exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des Utilisateurs et/ou Clients et/ou exécution du contrat | Durée nécessaire pour atteindre la finalité du traitement et pour une période supplémentaire de cinq (5) ans |
| Concernant l’ensemble des clients (adhérents et non adhérents) pour la gestion de la relation client | ||
| Créer et gérer les comptes courant d’activité pour permettre l’émission de devis, la gestion de commande, la réservation, la livraison et la facturation de produits, de services et solutions | Exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des Utilisateurs et/ou Clients et/ou exécution du contrat | Cinq (5) ans à compter de la dernière activité du Client, puis passage en base d’archives pour une durée additionnelle de cinq (5) ans |
| Gérer les sollicitations, les questions, les réclamations | Exécution des mesures précontractuelles prises à la demande des Utilisateurs et/ou Clients et/ou exécution du contrat | Cinq (5) ans à compter de chaque sollicitation, question et réclamation. |
| Connaitre et caractériser les clients, suivre la relation, améliorer et personnaliser les communications, offres et conseils, réaliser des études statistiques | Intérêt légitime | Cinq (5) ans à compter de la dernière activité de Client, puis passage en base d’archives pour une durée additionnelle de cinq (5) ans |
| Utiliser les données personnelles en tant que client afin d’être reconnu en cette qualité auprès des autres services proposés par d’autres sociétés du groupe Terrena | Intérêt légitime | Cinq (5) ans à compter de la dernière activité de Client, puis passage en base d’archives pour une durée additionnelle de cinq (5) ans |
| Mettre à disposition des outils digitaux, des services de gestion de l’activité financière et des données réglementaires, et préserver la sécurité de ces outils | Intérêt légitime | Cinq (5) ans à compter de la dernière activité de Client, puis passage en base d’archives pour une durée additionnelle de cinq (5) ans |
| Gérer la prospection commerciale par voie postale et par téléphone ou prospection par voie électronique pour des produits et services analogues | Intérêt légitime | Trois (3) ans à compter de votre dernière activité, puis destruction |
| Concernant l’ensemble des fournisseurs | ||
| Gérer les achats et les approvisionnements : * Gestion des commandes * Suivi et gestion des achats et des stocks * Pilotage de performance et gestion du compte d’exploitation * Gestion des approvisionnements des magasins * Génération des factures | Intérêt légitime | Cinq (5) ans à compter de la dernière activité de Fournisseur, puis passage en base d’archives pour une durée additionnelle de cinq (5) ans |
| Concernant le marketing et prospection | ||
| Envoyer des promotions et des offres, personnalisées ou non, par voie électronique. | Consentement | Trois (3) ans à compter de la dernière activité. |
| Participation aux jeux-concours, loteries, cagnottes. | Exécution des mesures précontractuelles prises à votre demande et/ou exécution du contrat | Trois (3) ans à compter de la clôture du jeu concours concerné. |
| Mettre en œuvre du profilage à des fins d’amélioration de la connaissance client (Établissement de votre profil, combinaison des données d’achats et informationnelles collectées en ligne et hors ligne, segmentation, réalisation d’études et d’analyses permettant de mieux comprendre les attentes des personnes en termes de services, de produits ou d’offres) | Intérêt légitime | Les données personnelles d’achats en ligne et hors ligne utilisées pour cette finalité sont conservées pendant 24 mois à compter de la date de votre achat. Les autres données personnelles utilisées pour cette finalité sont conservées tant que vous disposez d’un compte client ou d’un compte fidélité sans jamais dépasser 5 ans à compter de votre dernière activité. |
| Concernant l’ensemble des candidats | ||
| Analyse des candidatures par rapport aux postes proposés | Intérêt légitime | 1 mois si candidat non retenu mais possibilité insertion CVthèque pour une durée 2 ans maxi |
| Concernant le respect des obligations légales et règlementaires, défenses de ses droits, sauvegarder de ses intérêts et lutte contre la fraude | ||
| Comptabilité et fiscalité : Conservation des factures et autres documents obligatoires dans le cadre de la gestion de la comptabilité générale et des obligations fiscales. | Respect des obligations légales et réglementaires | Les données personnelles traitées dans le cadre de la gestion de la comptabilité et des obligations fiscales sont conservées pendant une période correspondant à la durée de l’exercice en cours majorée d’un (1) an, puis passage en base d’archives pour une durée de dix (10). |
| Exercice des droits des Utilisateurs et/ou Clients : Gestion des demandes d’exercice des droits (communications, extraits des informations requises) | Respect des obligations légales et réglementaires | Les données personnelles relatives aux demandes d’exercice de droits sont conservées pendant trois (3) ou six (6) ans à compter de la demande, selon le droit exercé. Lorsque la collecte d’un justificatif d’identité a été nécessaire, celui-ci est supprimé dès que la vérification a été effectuée. |
| Défense des droits de HORTIVAL DIFFUSION et lutte contre la fraude : Établissement et conservation des moyens de preuve nécessaires à la défense des droits dans le cadre des actions et réclamations menées à son encontre par les Utilisateurs et/ou Clients et de lutte contre la fraude. | Intérêt légitime | Les données personnelles nécessaires à l’établissement et à la conservation des moyens de preuves nécessaires à la défense des droits sont conservées pendant toute la durée des prescriptions légales applicables, ou pendant toute la durée du différend ou du litige, s’il devait en survenir un, et jusqu’à ce qu’une décision définitive passée en force de chose jugée ait été rendue. |
| Autorités publiques et judiciaire : Gestion des demandes d’autorités publiques ou judiciaires et communications avec les autorités | Intérêt légitime | Les données personnelles relatives à la gestion des demandes d’autorités sont conservées pendant toute la durée de la procédure devant l’autorité concernée, et jusqu’à ce qu’une décision définitive passée en force de chose jugée ait été rendue. |
Si HORTIVAL DIFFUSION est conduite à traiter les données personnelles des Utilisateurs et/ou des Clients pour des finalités autres que celles listées dans les tableaux ci-dessus, HORTIVAL DIFFUSION procédera à toute démarche complémentaire éventuellement nécessaire pour assurer la conformité légale de tous les traitements ainsi réalisés.
Pour atteindre les finalités décrites ci-dessus et dans la seule mesure nécessaire à la poursuite de ces finalités, les données personnelles que nous collectons peuvent être transmises à tout ou partie des destinataires suivants :
HORTIVAL DIFFUSION s’attache à garantir que les données soient conservées et transférées en toute sécurité. En conséquence, les données qui seraient occasionnellement transférées en dehors de l’Espace Économique Européen ou EEE (comprenant les États membres de l’Union européenne, plus la Norvège, l’Islande et le Liechtenstein) le seraient uniquement vers les pays qui respectent la législation en matière de protection des données et où les moyens de transfert assurent une protection adéquate de vos données.
Pour garantir que les informations personnelles reçoivent un niveau adéquat de protection, des procédures appropriées sont mises en place avec les tiers avec lesquels les données à caractère personnel sont partagées afin de garantir que les informations personnelles soient traitées par ces tiers de manière cohérente et respectueuse des législations en matière de protection des données.
Le « traitement » des Données Personnelles inclut notamment l’utilisation, la conservation, l’enregistrement, le transfert, l’adaptation, l’analyse, la modification, la déclaration, le partage et la destruction des Données Personnelles en fonction de ce qui est nécessaire au regard des circonstances ou des exigences légales.
TERRENA accorde une importance particulière à la sécurité des Données à caractère personnel.
TERRENA met en place des mesures techniques et organisationnelles en tenant compte du degré de sensibilité des Données à caractère personnel, en vue d’assurer l’intégrité et la confidentialité des données et de les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.
A chaque fois que cela est possible et nécessaire, les mesures suivantes sont prises :
Toutes les Données à caractère personnel étant confidentielles, leur accès est limité aux collaborateurs, sous-traitants ou partenaires commerciaux qui en ont besoin dans le cadre de l’exécution de leur mission.
Dans l’hypothèse d’un recours à des applications, services ou produits fournis par des tiers, Terrena s’assure auprès de leurs éditeurs qu’ils répondent aux prescriptions légales et permettent d’assurer la protection des données qui y seront traitées.
Ainsi, conformément à ses engagements, Terrena choisit ses sous-traitants et prestataires avec soin et leur impose notamment :
Si vous soupçonnez une utilisation abusive, une perte ou un accès non autorisé concernant vos informations personnelles, veuillez-nous en informer immédiatement.
L’article 15 du Règlement Général sur la Protection des Données reconnaît le droit de toute personne physique d’obtenir du Responsable de traitement la confirmation que des Données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles sont traitées, l’accès auxdites données.
HORTIVAL DIFFUSION a mis en place des dispositifs de protection des Données Personnelles adaptés pour veiller à ce que les Données Personnelles soient utilisées conformément aux finalités ci-dessus indiquées et pour assurer leur exactitude et leur mise à jour.
Vous pouvez à tout moment vous opposer à ce que nous traitions vos données à caractère personnel.
Votre demande d’opposition sera traitée avec diligence et nous cesserons l’activité à laquelle vous opposez. Néanmoins, nous nous réservons la possibilité de ne pas cesser l’activité en question si :
Si votre refus porte sur le marketing direct, nous devons agir conformément à votre opposition en cessant cette activité en ce qui vous concerne.
Si nous avons obtenu votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel pour certaines activités autres que celles pour lesquelles aucun consentement n’est requis, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment et nous cesserons d’exercer l’activité particulière à laquelle vous aviez consenti, sauf si nous considérons qu’il existe une autre raison justifiant la poursuite de notre traitement de vos données à cette fin, auquel cas nous vous informerons de cette situation.
Vous pouvez à tout moment nous demander de confirmer les informations que nous détenons vous concernant, et vous pouvez nous demander de les modifier, de les mettre à jour ou de les supprimer. Nous pouvons vous demander de vérifier votre identité et demander des informations supplémentaires au sujet de votre demande. Si nous vous donnons accès aux informations que nous détenons vous concernant, nous ne vous facturerons pas cet accès à moins que votre demande ne soit « manifestement infondée ou excessive ». Si vous nous demandez d’autres copies de ces informations, nous pourrons vous facturer des frais administratifs raisonnables lorsque la loi l’autorise. Si la loi nous le permet, nous pourrons éventuellement refuser votre demande. Si nous le faisons, nous justifierons toujours ce refus.
Vous avez le droit de demander que nous effacions vos données à caractère personnel dans certaines circonstances.
En principe, les informations en question doivent remplir l’un des critères suivants :
Nous serions en droit de refuser de répondre à votre demande uniquement pour l’une des raisons suivantes :
Lorsque nous répondrons à une demande d’effacement de données valable, nous prendrons toutes les mesures pratiques appropriées pour supprimer les données en question.
Vous avez le droit de demander que nous limitions le traitement de vos données à caractère personnel dans certaines circonstances. Cela signifie que nous pourrons uniquement continuer à conserver vos données et que nous ne pourrons procéder à d’autres activités de traitement que dans l’un des cas suivants : (i) résolution de l’une des circonstances énumérées ci-dessous ; (ii) votre consentement ; ou (iii) un traitement ultérieur est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice, à la protection des droits d’une autre personne, ou pour des motifs importants d’intérêt public de l’Union européenne ou d’un État membre.
Les cas dans lesquels vous êtes en droit de demander que nous limitions le traitement de vos données à caractère personnel sont les suivants :
Si nous avons communiqué vos données à caractère personnel à des tiers, nous les informerons du traitement limité sauf si cela se révèle impossible ou implique des efforts disproportionnés. Bien entendu, nous vous informerons avant de lever toute limitation au traitement de vos données à caractère personnel.
Vous avez également le droit de demander que nous rectifiions des données à caractère personnel inexactes ou incomplètes que nous détenons vous concernant. Si nous avons communiqué ces données à caractère personnel à des tiers, nous les informerons de la rectification sauf si cela se révèle impossible ou implique des efforts disproportionnés. S’il y a lieu, nous vous indiquerons également à quels tiers nous avons communiqué ces données à caractère personnel inexactes ou incomplètes. Si nous pensons qu’il est raisonnable de ne pas répondre à votre demande, nous vous donnerons les raisons de cette décision.
Si vous le souhaitez, vous avez le droit de transférer vos données à caractère personnel d’un responsable du traitement à un autre. Concrètement, cela signifie que vous êtes en mesure de transférer les données vers une autre plateforme en ligne. Afin que vous puissiez le faire, nous vous communiquerons vos données dans un format lisible. Ce droit de portabilité s’applique aux données suivantes : (i) données à caractère personnel que nous traitons automatiquement (c.-à-d. sans intervention humaine) ; (ii) données à caractère personnel que vous fournissez ; et (iii) données à caractère personnel que nous traitons sur la base de votre consentement ou dans le cadre de l’exécution d’un contrat.
Vous avez la possibilité de définir des directives générales ou particulières concernant la manière dont vous entendez que soient exercés, après votre décès, les droits qui vous sont garantis par la réglementation applicable.
Les directives générales concernent l’ensemble des données personnelles qui vous concernent, et vous pouvez les révoquer à tout moment. Elles peuvent être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.
Les directives particulières concernent les traitements mentionnés par ces directives et sont enregistrées auprès de Nous : elles font l’objet d’un consentement spécifique de votre part et vous pouvez les révoquer à tout moment.
Si vous estimez, après nous avoir contactés à cet égard, que vos droits relatifs à vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris cedex 07 – téléphone : 01 53 73 22 22 ou https://www.cnil.fr/fr/plaintes).
Il est important que les informations personnelles que nous détenons à votre sujet soient précises et exactes. Veuillez nous informer de toute modification de vos informations personnelles au cours de la période durant laquelle nous détenons vos données.
Bien que HORTIVAL DIFFUSION ait pris des mesures raisonnables pour protéger les Données Personnelles, aucune technologie de transmission ou de stockage n’est totalement infaillible.
Toutefois, HORTIVAL DIFFUSION est soucieuse de garantir la protection des Données Personnelles. Si vous avez des raisons de penser que la sécurité de vos Données Personnelles a été compromise ou qu’elles ont fait l’objet d’une utilisation abusive, vous êtes invité à contacter HORTIVAL DIFFUSION à dataprotection[@]hortival-diffusion.fr.
Vous pouvez exercer vos droits à tout moment, ainsi que contacter le Délégué à la Protection des Données personnelles à l’adresse suivante :
La présente Politique peut être mise à jour en fonction des besoins de HORTIVAL DIFFUSION et des circonstances ou si la loi l’exige. Nous vous invitons par conséquent à prendre régulièrement connaissance des mises à jour.
HORTIVAL DIFFUSION s’engage à respecter les évolutions légales ou règlementaires en matière de Données à caractère personnel. A ce titre, HORTIVAL DIFFUSION se réserve le droit de modifier ses traitements et ses mesures de sécurité à tout moment, et d’adapter sa politique de confidentialité des données en conséquence.
Mise à jour le 15/04/2024
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